Privacyverklaring – Nederland
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. (voorheen CLS360
Pty. Ltd.) en PerCo bvba zetten zich in om uw privacy te respecteren. Deze
privacyverklaring beschrijft onze praktijken met betrekking tot de verzameling,
het gebruik, de overdracht en de opslag van persoonsgegevens en
onderzoeksgegevens.
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. en PerCo bvba houden zich aan de
nationale privacybeginselen van de Australische privacywetgeving (National
Privacy Principles of the Australian Privacy Act) en de Richtlijn (EU) 2016/679
betreffende gegevensbescherming van de Europese Commissie. Deze
privacyverklaring kan regelmatig worden bijgewerkt om nieuwe gebruiken,
regelgeving of technologieën te omvatten die een invloed kunnen hebben op uw
privacy.
PerCo bvba biedt individuele en leiderschapsbeoordelingen aan leden
('leiders/individuen') van opdrachtgevende bedrijven en organisaties. Als
onderdeel van het beoordelingsproces kunnen (focus)leiders/individuen aan andere
mensen ('beoordelaars') vragen om feedback te geven. Beoordelingen worden in het
algemeen online verstrekt via het Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd.
assessment platform (The Development Platform).
Verzameling, gebruik en openbaring
Via vragenlijsten zoals de CLS360, CBS360, en HPS360, zamelt PerCo bvba
informatie in van leiders/individuen en beoordelaars om de leiders/individuen
feedback te geven over hun leiderschap, persoonlijkheid en interpersoonlijk
gedrag voor de overeengekomen doelstellingen. De klantorganisatie verbindt er
zichtoe het akkoord van de deelnemer/coachee tot kennisgeving van de resultaten
te hebben bekomen, indien deze doelen verder gaan dan ontwikkelingsdoelen (bijv.
administratieve doelen zoals selectie of promotiebeslissingen). PerCo bvba
behoudt zich het recht voor het bewijs van dit akkoord voorafgaandelijk de
kennisgeving aan de klant te ontvangen en de deelnemers/coachees in te lichten
van de kennisgeving aan de klant.
Feedbackrapporten worden besproken door een coach of gecertificeerde
consulent; er worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen op basis van de
gegevens of rapporten. Feedbackrapporten worden alleen verstrekt aan de
leider/het individu en zijn/haar coach of erkende consulent tenzij de leider/het
individu actief instemde met een verdere verdeling. Aan respondenten wordt
verteld dat de leider die/het individu dat ze beoordelen ervoor kan kiezen
zijn/haar resultaten met anderen te delen.
Voor team- en organisatiebeoordelingen zoals de Circumplex Culture Scan™
(CCS) en Circumplex Team Scan™ (CTS) verzamelt PerCo bvba informatie van
team- en organisatieleden om de ontwikkeling van het team en de organisatie
te bevorderen. Resultaten worden besproken door een erkende consulent; er
worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen op basis van de gegevens
of resultaten. Resultaten worden geleverd aan de erkende consulent,
respondenten onder de teamleden en mensen die door de opdrachtgever zijn
aangeduid, zoals HR-experts en projectsponsors.
Als minderjarigen beoordelingen van PerCo bvba willen invullen, dan moet
de toestemming worden verkregen van de ouders of wettelijke
vertegenwoordigers van de minderjarige.
De informatie die we verzamelen wordt vertrouwelijk behandeld en wordt
niet gebruikt voor marketing of openbaar gemaakt aan derde partijen. De
antwoorden die we voor onze beoordelingen verzamelen kunnen echter worden
gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek en de voorstelling van
groepsgegevens.
Voor projectmanagementdoeleinden, zoals het beheer van de beoordelingen
of de registratie voor online toegang, kunnen we van de opdrachtgever
persoonsgegevens van leiders/individuen krijgen. Deze informatie beperkt
zich doorgaans tot de naam, het zakelijk e-mailadres en algemene informatie
over de functie (bijvoorbeeld afdeling of locatie).
Gegevenskwaliteit en gegevensbeveiliging
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. doet het uiterste om ervoor te zorgen
dat de verzamelde en gebruikte informatie voor feedbackrapporten aan
leiders/individuen nauwkeurig, volledig en actueel is. We nemen
voorzorgsmaatregelen om online en offline verzamelde persoonsgegevens te
beveiligen. Online informatie wordt opgeslagen op servers in vergrendelde,
veilige omgevingen. Deze servers zijn met firewalls en een reeks andere
beveiligingsmechanismen en -procedures beveiligd tegen onrechtmatige toegang. De
persoonsgegevens die we verzamelen en opslaan, worden als vertrouwelijke
informatie behandeld en kunnen alleen worden geraadpleegd door onze werknemers
of contractanten die specifieke functies uitvoeren met betrekking tot de
beoordelingen of door aangeduide administrateurs van de opdrachtgever.
Toegang en correctie
Leiders/individuen kunnen hun eigen online informatie bekijken en bewerken,
zoals naam, wachtwoord en e-mailadres. Tijdens het bevragingsproces kunnen
leiders/individuen en beoordelaars terugkeren naar het onderzoeksplatform om hun
eigen antwoorden op de vragenlijst bij te werken tot ze volledig zijn en hun
vragenlijst volledig indienen, of tot er rapporten worden gemaakt.
Zodra de bevraging voltooid is, hebben leiders/individuen en beoordelaars op
schriftelijk verzoek toegang tot hun eigen antwoorden als de gegevens nog steeds
worden bijgehouden door Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. en niet zijn
vernietigd. Als toegang gewenst is, neemt u contact op met Interpersonal
Solutions Group Pty. Ltd. via de contactgegevens in deze privacyverklaring.
(Zie Handhaving en contactgegevens)
Opslag van gegevens en het recht op uitwissing
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. kan de gegevens max. 30 jaar
bijhouden. Gegevens voor (sociaal) wetenschappelijk onderzoek mogen onbeperkt
worden bijgehouden.
Het 'recht op uitwissing' (d.w.z. het recht om de eigen persoonsgegevens
te laten wissen) kan op elk ogenblik na de bevraging worden uitgeoefend door
hier te klikken.
Anonimiteit
Beoordelaars die op vraag van een leider/individu een vragenlijst
beantwoorden, worden ingelicht of ze de keuze hebben om anoniem te antwoorden.
Deze optie is beschikbaar aan het begin van de vragenlijst en moet door de
beoordelaar actief worden geselecteerd.
Als de beoordelaar kiest om anoniem te blijven, kan zijn feedback door de
leider/het individu niet tot hem worden teruggebracht, maar wordt die
gegroepeerd (tot een gemiddelde berekend) met andere gegevens van beoordelaars
of op een willekeurige manier anoniem voorgesteld samen met ten minste twee
andere individuele, anonieme feedback van beoordelaars. De anonieme feedback van
één enkele beoordelaar wordt niet weergegeven. Als anonimiteit geen optie is,
dan krijgt de respondent aan het begin van de bevraging de vraag om actief toe
te stemmen in het leveren van identificeerbare feedback of om de bevraging te
verlaten. Als de respondent niet actief toestemt om zijn/haar feedback te laten
identificeren, dan krijgt hij/zij geen toegang tot de bevraging. In dat geval
neemt de respondent niet deel aan het feedbackproces van de bevraging.
Wegens de aard en het doel van de beoordelingsdiensten die we bieden,
moeten leiders/individuen identificeerbaar zijn om een feedbackrapport over
een leider/individu te ontvangen. Als de leider/het individu anoniem wil
blijven, dan kan hij of zij de vragenlijst niet voltooien en geen
feedbackrapport ontvangen.
Voor team- en organisatiebeoordelingen zoals de Circumplex Culture Scan™
(CCS) en Circumplex Team Scan™ (CTS) zijn de antwoorden anoniem omdat
individuele antwoorden worden samengevoegd bij de antwoorden van ten minste
twee andere individuen in het team of de organisatie wanneer de resultaten
worden voorgesteld. De namen van de individuele respondenten die de
beoordelingen over hun team of organisatie hebben voltooid, kunnen worden
vermeld in het resultatenrapport of worden geplaatst op een kaart van het
organisatorische netwerk.
Gegevensstroom over de grenzen heen
De gegevens worden verwerkt in Australië en kunnen Australië verlaten in een
beveiligde, gecodeerde indeling voor rapportverwerking of wetenschappelijk
onderzoek. Wanneer mogelijk worden persoonsgegevens, die dus geen antwoorden
zijn, uit dergelijke gegevens verwijderd. Interpersonal Solutions Group Pty.
Ltd. neemt redelijke stappen om ervoor te zorgen dat de overgedragen informatie
door de ontvanger wordt behandeld op een manier die strookt met de Australische
National Privacy Principles en de Directieve over dataprotectie door de Europese
Commissie. Een melding van een dergelijke mogelijke overdracht is duidelijk
zichtbaar op de website waar de vragenlijsten worden afgelegd wanneer de
leider/het individu en de beoordelaar er zich op aanmelden. Als
leiders/individuen of beoordelaars niet instemmen met een mogelijke
gegevensoverdracht, dan dienen ze de vragenlijst niet te beantwoorden.
Handhaving en contactgegevens
Vragen of opmerkingen over het gebruik of openbaar maken van persoonsgegevens
moeten worden gericht aan:
In Australië
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. Ter attentie van: Dhr. Quentin Jones
Address: GPO Box 3273
Address: Melbourne, Victoria, Australia, 3001
Telephone: +61 3 9787 2520
Email:
[email protected]
In België en Nederland:
PerCo bvba. Attention:
Mr. Patrick Vermeren
Address: Kleine Meylstraat 4C
Address: 2550 Kontich, België
Tel: 03/235.02.92
Email: [email protected]
Interpersonal Solutions Group Pty. Ltd. onderzoekt klachten en geschillen
over het gebruik en het openbaar maken van persoonsgegevens en probeert er een
oplossing voor te vinden in overeenstemming met de beginselen in deze
privacyverklaring.
Kennisgeving van wijzigingen
Elke wijziging van ons privacybeleid wordt bij deze privacyverklaring op onze
website en andere geschikt geachte locaties toegevoegd. We behandelen informatie
in overeenstemming met het privacybeleid dat van kracht was op het ogenblik dat
de informatie werd verzameld.
Aangepast op 22 Maart 2018